Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
1. Amaç
Bu Politika, Alan Adı Kayıt Bilişim Limited Şirketi'nin ("AAK") işlediği kişisel verilerin ne kadar süre saklanacağını ve süre sonunda nasıl silineceğini, yok edileceğini veya anonim hale getirileceğini, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 7. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca düzenler.
2. Kayıt ortamları
Kişisel veriler; müşteri paneli ve faturalama sistemi (WHMCS) veritabanında, alan adı ve hosting altyapısı sunucularında, e-posta sistemlerinde, belge arşivinde (elektronik, internet erişimine kapalı dizin), muhasebe ve e-fatura sistemlerinde, yedeklerde ve sınırlı ölçüde fiziki dosyalarda saklanır.
3. Saklama süreleri
| Veri | Saklama süresi | Dayanak |
|---|---|---|
| ".tr" alan adı başvuru, tahsis, yenileme, transfer, devir ve iptal kayıtları; başvuru beyanı ve rıza kayıtları (tarih, saat, IP, metin sürümü); belgeli tahsis belgeleri; kayıt kuruluşu işlem ve API kayıtları; şikâyet kayıtları | Alan adının kullanımı sona erdikten sonra 10 yıl | İnternet Alan Adları Tebliği ve TRABİS kuralları |
| ".tr" dışındaki alan adlarının kayıt verileri ve işlem kayıtları | Hizmet sona erdikten sonra 10 yıl | Türk Borçlar Kanunu genel zamanaşımı; ICANN veri saklama kuralları |
| Müşteri hesap bilgileri, sözleşme ve sipariş kayıtları, kabul kayıtları | Sözleşme ilişkisi sona erdikten sonra 10 yıl | Türk Borçlar Kanunu md.146 (zamanaşımı) |
| Faturalar, ödeme ve muhasebe kayıtları | İlgili takvim yılının sonundan itibaren 10 yıl | Türk Ticaret Kanunu md.82; Vergi Usul Kanunu |
| Otomatik ödeme için saklanan kart bilgileri | Kartın panelden silinmesine, otomatik ödemenin kapatılmasına veya hesabın kapanmasına kadar; ardından derhal silinir | Sözleşmenin ifası |
| Destek talepleri ve yazışmalar | Hizmet ilişkisi sona erdikten sonra 10 yıl | Hakların korunması; zamanaşımı |
| Hosting hizmetine ilişkin trafik (erişim) bilgileri | 2 yıl | 5651 sayılı Kanun ve ilgili yönetmelik |
| İnternet sitesi, müşteri paneli ve sistem erişim kayıtları (log) | 2 yıl | 5651 sayılı Kanun; bilgi güvenliği |
| Alan adı sorgularına ilişkin IP adresleri | 1 yıl; ardından IP adresi silinir, sorgular yalnızca anonim istatistik olarak tutulur | Meşru menfaat |
| İletişim formu mesajları (müşteri ilişkisine dönüşmeyen) | 2 yıl | Meşru menfaat |
| Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları | Onayın geçerliliği sona erdikten sonra 3 yıl | Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik |
| Çerez tercihi kaydı | 6 ay (sonra tercih yeniden sorulur) | Çerez Politikası |
| Google Analytics ölçüm verileri (yalnızca izin verilmişse) | 14 ay | Açık rıza; Google Analytics saklama ayarı |
| Hosting ve kurumsal e-posta hizmetinde müşterinin barındırdığı içerik ve e-postalar | Hizmet sona erdikten sonra en fazla 30 gün (geri alma süresi); yedeklerden yedekleme döngüsü içinde | Müşterinin talimatı (veri işleyen sıfatıyla) |
| İş başvuruları (işe alınmayan adaylar) | Başvurudan itibaren 1 yıl | Meşru menfaat; rıza |
| Çalışan özlük dosyaları | İş ilişkisi sona erdikten sonra 10 yıl | İş ve sosyal güvenlik mevzuatı; zamanaşımı |
Devam eden bir uyuşmazlık, soruşturma veya yetkili makam talebi bulunması halinde ilgili veriler, bu süreç sona erene kadar saklanmaya devam eder.
4. İmha yöntemleri
- Silme: Elektronik ortamdaki veriler, ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir (veritabanı kayıtlarının silinmesi, dosyaların güvenli silinmesi). Yedeklerdeki kopyalar, yedekleme döngüsü tamamlandığında silinir.
- Yok etme: Fiziki belgeler kâğıt imha makinesiyle geri getirilemeyecek şekilde imha edilir; kullanım dışı kalan depolama aygıtları fiziksel olarak imha edilir.
- Anonim hale getirme: İstatistik amacıyla tutulan veriler, kişiyle ilişkilendirilmesini sağlayan alanlar (örneğin IP adresi) silinerek anonim hale getirilir.
5. Periyodik imha
Saklama süresi dolan kişisel veriler, 6 aylık periyotlarla gözden geçirilerek imha edilir. Bazı veriler otomatik olarak imha edilir (örneğin alan adı sorgularındaki IP adresleri günlük olarak anonimleştirilir). İmha işlemleri kayıt altına alınır ve bu kayıtlar en az 3 yıl saklanır.
6. İlgili kişinin talebi
Kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini talep eden ilgili kişinin başvurusu, işleme şartlarının ortadan kalkıp kalkmadığı incelenerek en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Mevzuattan doğan saklama yükümlülüğü devam eden veriler, bu süre sona erene kadar işleme kısıtlanarak saklanır ve ilgili kişiye gerekçesi bildirilir.
7. Sorumluluk
Bu Politikanın uygulanmasından AAK yönetimi sorumludur. Politika, en az yılda bir kez ve mevzuat değişikliklerinde gözden geçirilir.